Compliance is een van de belangrijkste elementen van een onderneming. Je hebt de kern van je werk, zoals het ontwikkelen van geneesmiddelen en die op het juiste moment bij de juiste patiënt krijgen. Dan heb je randvoorwaarden voor een gezonde onderneming, zoals een gezonde financiële situatie. En je hebt compliance: je houden en wíllen houden aan wet- en regelgeving en interne beleidsregels, en handelen in de geest van de gedachte achter die regels. Ik zal de laatste zijn die het belang daarvan ontkent. Maar laten we daarbij wel de menselijk maat in de gaten houden.
Termen in plaats van mensen
Als jurist ken ik als geen ander het belang van definities. Als een term dubbelzinnig is, levert dat geheid heisa op. Dat betekent dat we het bijvoorbeeld hebben over ‘beroepsbeoefenaren’ en ‘niet-beroepsbeoefenaren’. Handige terminologie. Maar ook: mensen van vlees en bloed, gereduceerd tot een term.
Een tafeltje apart
Een inspectierapport suggereerde eerder dit jaar dat je onderscheid zou moeten maken in het diner voor beroepsbeoefenaren en niet-beroepsbeoefenaren. Voor de beroepsbeoefenaren was een drie-gangen ‘sharing diner’ toegestaan (ziet u ze lekker gezellig samen sharen? Sharing = caring!) Voor de niet-beroepsbeoefenaren vond de Inspectie dat te luxe. Een broodjesbuffet, dat zou geschikter zijn. Ziet u ze zitten, aan hun aparte tafeltje? Deze vijf (van de 49 bezoekers!) verpleegkundig specialisten en physician assistants in opleiding?
“Wij hebben hier echt om gevraagd bij de farmaceut, maar die gaf aan dat het niet hoefde. Ik weet niet wat je hier als klein bedrijf tegen kunt doen. Bij het ene bedrijf krijg ik een Docusign document, bij de ander moet ik replyen met de tekst ‘akkoord’. En bij weer een ander krijg ik als antwoord dat een PO nummer volstaat. Het is overal anders.”
Een congresorganisator is ook een mens
Enige tijd geleden stond ik een congresorganisator bij. De Inspectie had een van hun congressen bezocht, en dat had het predicaat ‘voldoet niet aan de regels’ gekregen. Het kwam aan als een mokerslag: “Het voelt als falen, terwijl wij altijd voor de volle 100% proberen alles goed te doen.” Navraag bij de Inspectie leerde dat het oordeel ‘voldoet niet aan de regels’ werd veroorzaakt door een overtreding van een van de standhouders. Deze voerde in de stand ontoelaatbare reclame. Een bestuursrechtelijke overtreding, waar vermoedelijk een bestuursrechtelijke maatregel voor zou volgen. Had de organisator dit kunnen voorkomen? De gegeven instructies waren duidelijk. Ga er maar aan staan dan, op de dag zelf alle stands langs om alle materialen te inspecteren. O ja, voor één van de sponsorrelaties ontbrak ook een contract. “Wij hebben hier echt om gevraagd bij de farmaceut, maar die gaf aan dat het niet hoefde. Ik weet niet wat je hier als klein bedrijf tegen kunt doen. Bij het ene bedrijf krijg ik een Docusign document, bij de ander moet ik replyen met de tekst ‘akkoord’. En bij weer een ander krijg ik als antwoord dat een PO nummer volstaat. Het is overal anders.” De Inspectie vraagt documenten op, schrijft een oordeel en sluit het dossier. Maar mijn cliënt heeft deze hele procedure als ‘heel heftig’ ervaren. En het oordeel ‘voldoet niet aan de regels’ over het congres als geheel – waar mijn cliënt mee werd geassocieerd, en niet dat ene deelnemende farmaceutische bedrijf – bleef staan.
“Gebruik je LinkedIn maar niet”
Op LinkedIn heb je een persoonlijk profiel. Maar alles wat je doet kan natuurlijk afstralen op je werkgever. Of een overtreding opleveren. Stel, je deelt als medewerker van een vergunninghouder een ontoelaatbare post (publieksreclame voor een receptgeneesmiddel bijvoorbeeld). Foute boel! Of je post zelf iets wat wellicht niet door de beugel kan. Compliance krijgt een rolberoerte. Er zijn vergunninghouders die daarom hun medewerkers verbieden iets anders met LinkedIn te doen dan het hebben van een profiel. Maar…het zijn ook mensen. Met hun eigen profiel, hun eigen relaties. Bovendien is het een gemiste kans: onderzoek wijst uit dat veel beroepsbeoefenaren actief zijn op LinkedIn. En er is heel veel mogelijk zonder de regels te overtreden.
Conclusie
Regels zijn belangrijk, moeten worden nageleefd en gehandhaafd. Laat daarover geen twijfel bestaan. Maar soms vraag ik me af of we niet de mens achter de terminologie uit het oog verliezen. Met wie hebben we te maken? Hoe komt een boodschap aan? Hoe ziet de situatie er uit als we die handhaven volgens de regels? En het belangrijkste: waar leidt het allemaal toe?
Advocaat Marloes Meddens-Bakker
is eigenaar van MOON legal & compliance
