Hoe krijg je compliance mee met je idee? [checklist]

Als marketeer ken je het wel. Je hebt een leuk idee, waarvoor je toestemming moet krijgen van juridisch/compliance (voor het gemak heb ik het in het vervolg van dit artikel over compliance). Je stormt de kamer van de compliance-officer binnen en begint enthousiast te vertellen. Je wilt ‘iets met LinkedIn’ en denkt echt dat dit grote kansen biedt, helemaal van nu is…etc. etc. Maar in plaats van de bemoedigende reactie waar je op had gehoopt, krijg je een paar grote ogen en hakken in het zand. Waar gaat het mis?

Niet bij je idee, laat me je dat vertellen. Het idee is waarschijnlijk heel goed. Maar marketing en compliance, dat is een beetje zoals Mars en Venus. Verschillende planeten, verschillende taal. In dit artikel geef ik je graag een aantal tips hoe je de kans dat je de compliance-afdeling mee krijgt met je idee zo groot mogelijk maakt.

• Maak het concreet

Dus niet: ‘laten we iets doen met LinkedIn’, maar: ‘laten we met LinkedIn Sales navigator een advertentie uitzetten voor onze nieuwe nascholing onder de relevante doelgroep’.

• Doe voorwerk

Je bent zelf geen jurist, maar weet inmiddels vast een beetje waar de compliance-afdeling op let. Waar zouden de juridische haken en ogen aan je plan kunnen zitten? Als je bijvoorbeeld een advertentie plaatst op LinkedIn, kan die door iedereen worden geliked en gedeeld, óók wanneer je die oorspronkelijk hebt uitgezet voor een specifieke doelgroep. Dat leidt wellicht tot overtreding van het verbod op publieksreclame van receptgeneesmiddelen. Bedenk alvast hoe je dat zou kunnen voorkomen. Een advertentie voor een nascholing is niet automatisch reclame voor een geneesmiddel. En bij reclame voor een geneesmiddel zou je misschien een disclaimer kunnen opnemen in de advertentie dat deze niet geliked en/of gedeeld mag worden.

• Neem contact op met een specialist

Waarom zou je alles zelf moeten verzinnen? Tuurlijk, je gaat niet meteen je grootste concurrent bellen om naar hun ervaringen te vragen. Maar er is vast een specialist (bijvoorbeeld een communicatie-expert of jurist) die jou vijf minuutjes te woord wil staan om je op weg te helpen bij mogelijke risico’s of oplossingen. Bovendien kun je vervolgens in je gesprek met compliance aangeven dat je al iemand hebt gesproken die hier meer over weet, waarbij wellicht verder advies kan worden ingewonnen.

• Maak gebruik van het 1-10 scenario

Het wat? Let op. Dit gaat over duidelijk maken wat de omvang van het plan is en waar jij al staat. Stel: jouw plan is op te delen in tien stappen. Als jij binnen komt en begint over ‘iets met LinkedIn’, denkt de ander dat stap één tot en met tien nog uitgedacht moet worden. De kans dat je dan wordt teruggestuurd naar de tekentafel (of meteen nul op het rekest krijgt) is vrij groot.

Maar stel dat je binnen komt met het volgende verhaal:

1. Ik denk dat LinkedIn veel mogelijkheden biedt.
2. Ik zie dat ons bedrijf deze mogelijkheden nog onbenut laat.
3. Ik heb een concreet voorstel hoe wij LinkedIn kunnen inzetten in onze organisatie.
4. Wij kunnen LinkedIn gebruiken om reclame te maken voor onze volgende nascholing.
5. LinkedIn heeft een mogelijkheid om heel gericht advertenties te tonen aan een relevante doelgroep.
6. Ik kan me voorstellen dat hier vanuit compliance over na moet worden gedacht.
7. Zo kan ik me voorstellen dat we rekening moeten houden met het feit dat LinkedIn advertenties kunnen worden geliked en/of gedeeld, ook wanneer die oorspronkelijk zijn uitgezet onder een specifieke doelgroep.
8. Ik kan me voorstellen dat hierbij bijvoorbeeld het verbod op het maken van publieksreclame relevant is.
9. Ik heb hier over nagedacht en gebeld met [expert x]. Hieruit blijkt dat dit risico beperkt is wanneer de advertentie slechts reclame is voor een nascholing en niet voor een geneesmiddel.
10. Ik zou hier graag verder met je over nadenken. Zullen we hier volgende week een meeting over plannen? Ik kan je dan concreet laten zien wat mijn idee is en hoor dan ook graag jouw gedachtes daarover. Mochten er eventuele bezwaren zijn, kan ik daar misschien met je over meedenken.

Zie je wat hier gebeurt? Door middel van stap een tot en met vijf maak je het plan direct concreet. In stap zes erken je dat hier vanuit compliance over nagedacht moet worden. In stap zeven tot en met negen toon je aan dat je hier zelf al over na hebt gedacht en zelfs al het een en ander over hebt uitgezocht. Stap tien, tenslotte, heeft alles te maken met de volgende tip.

• Geef de ander de tijd

Verwacht niet meteen goedkeuring voor ieder ‘wild’ plan. Compliance mensen zijn doorgaans bedachtzame mensen. Zij willen – en moeten – eerst de relevante regelgeving checken, en allerlei zaken tegen elkaar afwegen. Waarschijnlijk hebben ze nog vragen, of komen ze met zaken waar jij nog niet aan had gedacht. Zorg dat je voldoende tijd neemt om het idee te laten ‘landen’ en het er samen verder over te hebben.

• Benader het multidisciplinair

De kans is groot dat jouw plan raakt aan meerdere mensen/afdelingen dan enkel de compliance-officer. Een productmanager of key accountmanager moet misschien verantwoording afleggen aan een afdelingshoofd. Compliance valt misschien onder de medical of legal director. En als je iets gaat doen met persoonsgegevens (denk aan e-mail marketing), komt de Functionaris Gegevensbescherming / Privacy Officer misschien wel om de hoek kijken.

In mijn ervaring leidt een multidisciplinaire aanpak altijd tot een beter resultaat. Toegegeven: soms is het resultaat dat jouw plan helaas niet kan worden uitgevoerd. Maar dat weet je liever in een vroeg stadium, in plaats van dat het plan wordt ‘afgeschoten’ wanneer het al helemaal is uitgewerkt. Wat bovendien heel belangrijk is: pas wanneer je elkaars belangen kent, kun je met elkaar meedenken. Misschien kan jouw plan niet worden uitgevoerd op de manier zoals jij voor ogen had, maar kan jouw doel wel op een andere manier worden bereikt.

Een workshop is bijvoorbeeld een handige vorm om te brainstormen met alle betrokken afdelingen. In een workshop kun je in een vroeg stadium een ruwe versie van je plan presenteren, zodat je de input van alle afdelingen mee kun nemen in de uitwerking. In een andere situatie kan een workshop juist een goede methode zijn om een plan op hoofdlijnen verder in te kleuren.

Succes! Laat je me weten hoe het is gegaan? Dat kan ook via een reactie hieronder.