“Zal ik een cursus gaan maken voor artsen?” grapte ik laatst tegen een cliënt, toen we het zoveelste gebrekkige sponsorverzoek beoordeelden. “Hoe schrijf je een sponsorverzoek?” Mijn cliënt vond het geen gek idee.
Sponsoring van projecten van zorgverleners door de geneesmiddelenindustrie is toegestaan. Gelukkig maar. Heel veel mooie projecten zouden zonder deze financiële bijdrage het licht niet zien.
De sponsoring moet wel aan voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden staan in de Beleidsregels gunstbetoon Geneesmiddelenwet 2018 en de Gedragscode Geneesmiddelenreclame van de Stichting CGR.
Bij de compliance afdeling van farmaceutische bedrijven zijn deze regels vaak goed bekend. Bij zorgverleners minder. Dat leidt er toe dat er regelmatig sponsorverzoeken worden ingediend die niet kunnen worden goedgekeurd. Of waarbij eerst om aanvullende informatie moet worden verzocht, wat leidt tot onnodige vertraging in de goedkeuring en dus in de start van het project.
Daarom hierbij een korte cursus. Deel hem gerust met zorgverleners in uw omgeving. Het maakt de kans op goedkeuring van hun sponsorverzoek een stuk groter, scheelt uw compliance-afdeling tijd en leidt er toe dat patiënten (sneller) kunnen profiteren van de zorgverbeterende activiteiten.
1. Omschrijf het doel van het project concreet en specifiek
Sponsoring moet innovatief en/of kwaliteitsverbeterend zijn én de directe of indirecte verbetering van zorg aan patiënten of de bevorderingen van de medische wetenschap tot doel hebben. Omschrijf waarom en hoe het project hier aan voldoet. Wees zo concreet mogelijk. Vermijd vaagheden als ‘een slag maken in de digitale transitie van de afdeling’ of ‘bijdragen aan de patiëntbeleving’. Wees specifiek over hoe, wanneer, door wie en met welk concreet, eventueel meetbaar resultaat. Dat is ook relevant voor de begroting. Ik kom daarop hieronder terug.
2. Maak duidelijk aan wie het sponsorbedrag zal worden betaald
Sponsoring wordt in beginsel slechts verstrekt aan rechtspersonen. Het mag ook gaan om een (informeel) samenwerkingsverband, mits aan de zijde van de ontvanger van de sponsoring meer dan één arts of apotheker verantwoordelijk is.
Een sponsorverzoek van twee artsen die bij twee verschillende zorginstellingen werken kan dus zonder nadere informatie niet worden geaccordeerd. Een individuele zorgverlener mag een sponsorverzoek doen, mits duidelijk is dat het sponsorbedrag ten goede zal komen aan een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren.
En, heel praktisch: het moet ook duidelijk zijn op welke rekening het bedrag moet worden gestort. Als je dat van te voren hebt gecheckt, ben je al een heel eind.
3. Zorg voor een kloppende begroting
Een sponsorverzoek zonder begroting, dus met alleen een bedrag… ik zie ze regelmatig voorbij komen en stuur ze linea recta retour. Om een sponsorverzoek te kunnen beoordelen wil ik precies weten wie wat gaat doen, hoeveel uur ze daaraan gaan besteden en waarom dat een realistische inschatting is.
De ‘wie’ vraag is relevant voor de Maximum redelijke tarieven dienstverlening zorgprofessionals . De ‘wat’ en ‘hoeveel’ uur om in te schatten of het sponsorbedrag niet te hoog is ten opzichte van het doel (dat concreet en specifiek is omschreven, zie punt 1).
4. Verduidelijk waarom het project niet op reguliere wijze kan worden gefinancierd
Sponsoring is bedoeld om projecten mogelijk te maken waar geen budget voor is. Het mag niet leiden tot een besparing voor de zorginstelling. Posten die vallen onder de normale praktijk- of bedrijfsvoering van een zorginstelling moeten door die zorginstelling zelf worden gefinancierd (zoals het vervangen van een verouderd computersysteem of het inrichten van de praktijkruimte). Het mag ook niet leiden tot een extraatje voor de zorginstelling. Als voor een bepaalde activiteit van overheidswege geld beschikbaar is (bijvoorbeeld wanneer voor de betreffende activiteit een prestatiebeschrijving is vastgesteld) mag hier niet óók sponsorgeld voor worden gevraagd.
Een project dat bij aanvang innovatief was, maar inmiddels tot de reguliere zorg is gaan behoren, zal niet meer door middel van sponsoring kunnen worden gefinancierd. Houd daar rekening mee, met name bij langer lopende projecten.
Tegenwoordig staat in veel sponsorverzoeken standaard het zinnetje ‘geen reguliere financiering beschikbaar’. Ik adviseer geneesmiddelenbedrijven altijd om hier een extra check op te doen, en ook gewoon zelf goed na te denken. Valt dit echt niet binnen de normale praktijkvoering van de verzoeker? Is er echt geen ander budget voor beschikbaar? U helpt de sponsor door dit zinnetje onderbouwd toe te lichten.
5. Eerlijk, integer, transparant / onafhankelijkheid, betrouwbaarheid, geloofwaardigheid
De sponsor zal in de regel wel zorgen voor een sponsorcontract en melding van de sponsoring aan het Transparantieregister zorg.
De sponsor zal u nooit verplichten geneesmiddelen voor te schrijven of ter hand te stellen in ruil voor het sponsorgeld, want dat mag niet. Ook zal de sponsor u geen enkel resultaat kunnen afdwingen. De sponsor mag wel om een tegenprestatie vragen, bijvoorbeeld in de vorm van data of een presentatie. Ook deze tegenprestatie is niet afdwingbaar: als u er niet aan voldoet terwijl het wel was afgesproken kan de sponsor wel (een deel van) het sponsorgeld terugvragen. Als het goed is, wordt dit van tevoren geregeld. De enige afdwingbare prestatie waar de sponsor om mag vragen is naamsvermelding.
Vanuit het oogpunt van onafhankelijkheid heeft multi-sponsoring de voorkeur boven mono-sponsoring. Dit is natuurlijk ook afhankelijk van de omvang en duur van het project.
De sponsoring moet ook voor de sponsor zijn ingegeven door de wens bij te dragen aan de zorg voor patiënten of de medische wetenschap. De sponsoring mag voor de sponsor geen rechtstreeks commercieel doel hebben. Een project waarbij u gaat kijken of u wellicht meer patiënten kan diagnosticeren met ziekte X, gesponsord door een fabrikant die een geneesmiddel tegen ziekte X op de markt brengt, zal voor die fabrikant een rechtstreeks commercieel doel hebben. De fabrikant zal dit dus niet mogen sponsoren, al zou de diagnose wel degelijk de zorg aan deze patiënten kunnen verbeteren.
Conclusie
Wanneer u bovenstaande checklist volgt, is de kans op sponsoring, en dus op het van de grond komen van een innovatief en/of kwaliteitsverbeterend project dat de zorg aan patiënten of de medische wetenschap ten goede komt een stuk groter.
Advocaat Marloes Meddens-Bakker
is eigenaar van MOON legal & compliance
