Het is feest! Een nieuwe collega begint vandaag bij onze organisatie. Vanzelfsprekend is er een warm onthaal. Vooraf heeft de hiring manager (de lijnmanager) in overleg met een HR-collega gezorgd voor een prachtig onboarding programma. De eerste twee dagen zijn al direct goed gevuld. Even een kopje koffie en het programma uitleggen en dan een rondje door het pand om kennis te maken met collega’s. De IT afdeling aantikken voor een laptop en nieuwe telefoon en naar het parkeerterrein voor het inspecteren van de zo goed als nieuwe leaseauto. Met een bosje bloemen gaat de nieuwe collega voortijdig naar huis om alle indrukken te verwerken.
De dagen erna is er een strak programma waarbij inhoudelijke kennis wordt afgewisseld met operationele zaken om zo snel mogelijk opgenomen te kunnen worden in de club. Zo worden doorgaans de eerste weken volgepland. Het zijn voor de nieuwe collega de leukste, maar waarschijnlijk ook de meest intensieve dagen. Je doet zoveel nieuwe eerste indrukken op, dat de werktijd (?!) gewoon ’s nachts door loopt.
Off-boarding… meestal nog in de kinderschoenen
Door de jaren heen hebben organisaties hun onboarding programma geperfectioneerd. Het badwater is zeer behaaglijk en zelfs afgestemd om de wens van de nieuwe collega. Iedereen weet dat een zorgvuldig op maat samengesteld programma bijdraagt aan het werkplezier en energie geeft voor een goede start. Hier wordt de basis gelegd voor een langdurige en vruchtbare samenwerking.
Maar zoveel aandacht als er gaat naar een onboarding programma, zo weinig lijkt er te gebeuren als iemand de organisatie verlaat. Heb je ooit gehoord over off-boarding? Of er zelf mee te maken gehad? Er zijn talrijke situaties die vragen om een eigen off-boarding aanpak. Ik zoom hieronder in op 3 regelmatig voorkomende:
- Een collega maakt een carrièrestap bij een andere organisatie
- Door een reorganisatie vloeit een collega af
- Door fraude is besloten een collega op staande voet te ontslaan
Laten we eens stilstaan bij elke situatie.
Nieuwe uitdaging… strik er om heen!
Omdat de organisatie of leidinggevende geen passende volgende stap kon bieden heeft een collega besloten weg te gaan. In een eerder artikel heb ik al eens geopperd dat het regelmatig voorkomt dat professionals na aankondiging in een keer van ‘zéér gewaardeerd’ in het vakje ‘criminele overloper’ worden gestopt. De email wordt afgesloten, toegangen dichtgegooid. Mijn advies is om professioneel om te gaan met een vertrekkende collega. Collega’s bouwen nu eenmaal aan hun loopbaan, en als jij daar niets in kunt betekenen zul je open moeten staan voor hun vertrek. Hoe positiever men weg gaat, hoe groter de kans is dat er daar buiten positief over jou of je organisatie wordt gesproken. Maak concrete afspraken over wat je redelijkerwijs nog van elkaar kunt en mag verwachten. Leg dit vast en plan ook een laatste moment in waarbij alle materialen worden ingeleverd en biedt gelegenheid om afscheid te kunnen nemen. Een afscheidscadeautje klinkt ongepast, maar is het niet! Hoe mooi zou het zijn als je bij vertrek een bloemetje krijgt met als boodschap: ‘dank voor je energie en inzet, we gaan je missen, veel succes!’
Reorganisatie? Gooi alle empathische registers open
Als door een reorganisatie een collega af moet vloeien, gooi dan alle empathische registers open. Probeer te begrijpen en te voelen wat er door het hoofd van je collega gaat. Vind je dit moeilijk of ken je de collega onvoldoende? Vraag het dan gewoon. Na het slecht nieuwsgesprek komt er doorgaans alleen maar emotie vrij. Dit hoort zo en dat is prima. Het moment nadat het emotionele stof is neergedaald is heel belangrijk. Voor de een is dat na twee en voor de ander na vijf dagen. Dat weet je nooit vooraf. Spreek met elkaar af wanneer je contact gaat opnemen. Toon begrip en luister meer dan je ooit gedaan hebt. Probeer te achterhalen of er behoefte is om met enige regelmaat nog even contact te hebben. Bijvoorbeeld iedere maandagmiddag? Even een kort contactmoment om te horen hoe het gaat.
In het huidig tijdsbeeld kan het maar zo zijn dat je ex-collega de grootste moeite heeft om snel een nieuwe baan te vinden. Biedt support aan. Dat kan via een loopbaancoach, maar kan ook door je HR collega of door jezelf gedaan worden. Zijn er meerdere collega’s die weg moeten, breng deze dan samen. Nazorg is enorm belangrijk. Collega’s stappen bij aanvang in een heerlijk warm bad, maar krijgen (meestal) onverwacht een emmer ijswater over zich heen gestort. Wat vooral erg lastig is voor vertrekkende collega’s is om goed om te gaan met de leegte die in een keer ontstaat. Daar schreef ik al eens wat over. Een vaststellingsovereenkomst is natuurlijk een pleister, maar die heeft een beperkte houdbaarheid. Vindt de vertrekkende collega snel een nieuwe baan dan is het een heerlijk cadeau, duurt het allemaal langer dan is het geld hard nodig om het gat te dichten tussen het vertrouwde inkomen en de uitkering vanuit het UWV. Bij een door overmacht ontstane situatie is het goed mogelijk om een afscheid te organiseren. In overleg kan bijvoorbeeld een diner worden gepland met een aantal collega’s. Of een borrel waarbij er ruimte komt om veren uit te delen en formeel afscheid te nemen. Bedanken voor geleverde energie is uiteraard het minste wat je kunt doen.
Cooling down ook bij ontslag
Het is mij helaas een keer gebeurd dat ik een collega op staande voet moest ontslaan. Een hele nare situatie voor beide partijen. Binnen 48 uur was alles ingeleverd en afgehandeld. Spijtbetuigingen van de fraude en de zwart-op-wit bevestiging dat het nooit meer zou gebeuren mochten niet meer baten. Hoe tegennatuurlijk het ook voelt, ook hier past een empathische houding en wat begrip. Na een periode eens informeren hoe het met iemand is gesteld is goed voor je gemoedsrust en goed voor de haastig vertrokken collega. Wel is het in een situatie als deze belangrijk wel om geen valse hoop te creëren.
Denk zelf actief na over off-boarding. Hoe zou jij het zelf willen? Wat zou een goede pleister zijn? Hoe zou jij het gat vullen waar je in valt? Ik hoop dat het je nooit overkomt, maar ga in ieder geval open met de situatie om. Mocht je vragen of opmerkingen hebben over aspecten die ik hierboven genoemd heb, dan spreek ik je graag.
Tijd voor een cooling-down.
Recruitment & Accountmanagement
bij Talentmark
