Tuurlijk, je hebt een afdeling legal. En modelcontracten. Dus waarom zou jij als farmamarketeer iets moeten weten van contracten? Hieronder 10 punten waarvan het toch handig is je ervan bewust te zijn. Zodat je hier alvast rekening mee kunt houden bij het maken van afspraken, of om beter beslagen ten ijs te komen bij het legal department.
1. Overeenkomsten zijn in beginsel[1] vormvrij. Dat betekent dat niet is voorgeschreven in welke vorm een contract moet worden opgesteld. Een mondelinge overeenkomst is dus ook een overeenkomst. Maar schriftelijk vastgelegde afspraken zijn natuurlijk wel makkelijker te bewijzen.
2. De wet schrijft doorgaans[2] ook niet voor wát je allemaal overeen moet komen. De wet verbiedt wel sommige bepalingen in contracten tussen bedrijven en particulieren. De wet biedt ook een aantal standaard bepalingen, bijvoorbeeld over opzegging. Die gelden zolang je daar niks anders over hebt afgesproken.
3. Een van de eerste vragen die je jezelf moet stellen bij het maken van een contract is: wie zijn de partijen? Het lijkt zo’n logische vraag, en toch merk ik in de praktijk dat hier vaak nog niet over is nagedacht. Soms worden er afspraken gemaakt met een vakgroep, stuurgroep, team, afdeling of vestiging. Maar dat is meestal niet de contracterende rechtspersoon. Nadenken over de vraag wie de contracterende partij is kan ook aan het licht brengen dat sprake is van een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren. En dat is weer relevant voor de reclame- en transparantieregels.
4. Bovenaan het contract staan de partijen. Onderaan de handtekeningen. Ook dit roept nog wel eens vragen op. Wie is er eigenlijk bevoegd te tekenen namens de betreffende contractspartij? En weet diegene wel af van het contract? Zeker als afspraken worden gemaakt met een stuurgroep of afdeling, kan het wel handig zijn het management te betrekken in een eerder stadium dan het moment waarop getekend moet worden. Zo voorkom je de situatie waarin alles voor de betrokkenen in kannen en kruiken lijkt te zijn, maar vervolgens de handtekening onmogelijk (tijdig) te krijgen blijkt.
5. Vaak krijg ik van cliënten te horen dat ze geen idee hebben hoe ze aan een contract moeten beginnen, of welke informatie ik als advocaat daarvoor nodig heb. Mijn antwoord daarop luidt: begin maar eens met in je eigen woorden opschrijven wat jullie eigenlijk van plan zijn. Als ik dat weet, kan ik het wel in het juiste juridische format gieten. Soms blijkt in dat stadium dat partijen nog helemaal niet precies weten wat ze willen gaan doen. Opschrijven dwingt tot concretiseren, soms ontbreekt het concrete idee.
Bij lezing van het conceptcontract, had ik geen flauw idee wat ze nu eigenlijk samen gingen dóen. En bij navraag bleek dat ze dat zelf ook niet precies wisten…
Ik zag eens een ellenlang contract, waar een heel proces aan vooraf was gegaan. Partijen hadden met behulp van een externe partij heel veel aandacht besteed aan het kweken van onderling vertrouwen en het formuleren van mooie uitgangspunten. Maar bij lezing van het conceptcontract, had ik geen flauw idee wat ze nu eigenlijk samen gingen dóen. En bij navraag bleek dat ze dat zelf ook niet precies wisten… Begin eens met opschrijven wie wat gaat doen, en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dan ben je, na de partijen en tekeningsbevoegde, al een heel eind.
6. Het opschrijven van wie wat gaat doen en wie waarvoor verantwoordelijk is, kan ook duidelijk maken dat er meerdere partijen betrokken zijn of moeten worden. Moeten die ook partij worden bij dit contract? Of moet één van de partijen daar apart mee contracteren? In het laatste geval is het handig de contracten op elkaar af te stemmen. Zo wil je misschien het ene contract kunnen opzeggen zodra het andere contract wordt opgezegd. Een kritische blik op de betrokken partijen kan ook duidelijkheid scheppen over eventuele (in)directe meldplichtige financiële relaties.
7. Waar je ook over na moet denken, is wat er níet in het contract hoeft. Maar al te vaak zie ik dat mensen elkaars contacten klakkeloos overschrijven. Daardoor komen er veel bepalingen in die er helemaal niet in hoeven, of zelfs zien op een totaal andere situatie. Inspiratie opdoen bij de buren is leuk, maar blijf bij alles nadenken: moet dit in mijn contract? Wil ik dit in mijn contract? Vooral van oorsprong Angelsaksische contracten zitten vol met zogenoemde boilerplate clausules: algemene bepalingen die eenvoudig in ieder contract kunnen worden opgenomen. Vaak zien die bepalingen op zaken die ook al in de wet staan, of op situaties die weliswaar ooit zijn voorgekomen, maar waarvan het op zijn minst heel onwaarschijnlijk is dat ze nog een keer zullen gebeuren. Zeker als je het contract kort en leesbaar wilt houden, kunt je vaak zonder.
Een stap die heel belangrijk is en vaak wordt vergeten: wat als het mis gaat? Oftewel: hoe komen we van elkaar af?
8. Een stap die heel belangrijk is en vaak wordt vergeten: wat als het mis gaat? Oftewel: hoe komen we van elkaar af? Zeker bij een samenwerking beginnen partijen vaak aan een overeenkomst met de beste bedoelingen, maar wordt het contract pas nuttig als de partijen elkaar aan de afspraken willen houden, of van hun verplichtingen af willen. Dan wil je op goede schriftelijke afspraken kunnen terugvallen.
9. Nu je weet wat je wilt afspreken en met wie, is het ook zaak rekening te houden met de formulering. Op dit moment kan alles wel duidelijk zijn voor de betrokken personen, maar is het contract ook duidelijk voor personen die later de betreffende functies gaan bekleden, die niet bij de totstandkoming van het contract betrokken waren? En hoe kijkt een buitenstaander naar het contract?
10. Ten slotte wordt vaak gebruik gemaakt van algemene voorwaarden. Een handig document om in één klap allerlei standaard bepalingen op te nemen in je overeenkomst. Vergeet ze niet zowel van toepassing te verklaren als op de juiste wijze ter hand te stellen. Doe je dat niet, zijn ze niet van toepassing, hoe duidelijk je er wellicht ook naar verwezen hebt.
[1] Uitzonderingen zijn er natuurlijk altijd. Zo moeten bepaalde overeenkomsten wel degelijk schriftelijk worden vastgelegd, zoals de overdracht van auteursrecht.
[2] Ook hier zijn natuurlijk uitzonderingen. Zo schrijft de AVG precies voor wat er in een verwerkersovereenkomst moet staan.
MOON legal & compliance
