Of je nu gebruik maakt van Teams, Zoom, WebEx of Hangouts, elk programma heeft zijn eigen mogelijkheden. Zorg ervoor dat je van te voren weet hoe alles werkt. Test je speakers, camera en microfoon en bekijk de opties die het programma nog meer biedt. Wist je bijvoorbeeld dat:
- Een virtuele meeting kan worden opgenomen. Handig voor degene die niet aan de virtuele meeting kunnen deelnemen. De video wordt in de Cloud opgeslagen en kan op elk moment terug gekeken worden.
- De achtergrond kan worden aangepast. Naast het kunnen vervagen van je achtergrond tijdens een virtuele meeting, kun je er ook voor kiezen om een aangepaste achtergrond in te stellen zoals een bedrijfslogo. Handig als je een externe meeting hebt.
- Een digitaal whiteboard kan worden gebruikt. Hierdoor wordt co-creëren nog gemakkelijker. Een digitaal board kan met alle deelnemers gedeeld worden waardoor iedereen direct kan bijdragen tijdens de virtuele meeting.
- Engelse ondertiteling mogelijk is. Internet connecties zijn niet altijd betrouwbaar waardoor je elkaar soms niet kan verstaan. maar ook met veel verschillende nationaliteiten kunnen ondertitels handig zijn, zodat je zeker weet dat je elkaar begrijpt.
Hoe zorg je dat je professioneel overkomt?
- Zorg dat je aan tafel zit. Wanneer je thuis aan het werk bent, kun je zitten waar je wilt. Toch maakt het een groot verschil waar de camera op gericht is als je op de bank of aan tafel zit. Wanneer je op de bank zit is de camera bijvoorbeeld veel lager dan jijzelf waardoor de camera gericht is op je kin.
- Zorg voor goede verlichting. Hoewel de camera’s op laptops tegenwoordig van hoge kwaliteit zijn, blijven ze klein. Daardoor absorberen ze niet al het licht. Zet een extra lamp aan, maar zorg ervoor dat deze niet weerkaats in de camera.
- Zorg dat je in een aparte kamer zit. Een enorme uitdaging op dit moment, zeker als je kinderen thuis hebt net als ikzelf. Zet bijvoorbeeld een timer, dit helpt de kinderen begrijpen dat ze na de timer is afgegaan weer kunnen binnenlopen.
Tot slot nog een aantal handigheidjes waar je niet altijd bij stilstaat wanneer je aan een virtuele meeting deelneemt.
- Gebruik mute knop. Wanneer je met groepen van 2 of meer mensen in een virtuele meeting zit is het handig om je mute knop te gebruiken als je niet aan het woord bent. De mute knop zorgt voor minder ruis op de achtergrond en als je kinderen toch binnenlopen, storen ze niet de meeting.
- Screen sharing. Tijdens een virtuele meeting kan het nodig zijn om je scherm te delen. Zorg dat andere documenten gesloten zijn en je bureaublad schoon is, zodat je niet per ongeluk een document deelt dat niet voor je meeting bedoelt is. Om tijd te besparen kun je wel alvast de documenten of links openen die je wilt tonen tijdens je meeting.
- Gebruik camera. Mensen hebben de neiging om tijdens een virtuele meeting naar zichzelf te kijken in het boxje rechts onderin. Probeer dat te vermijden door in de camera te blijven kijken wanneer je aan het woord bent.
.
